Hvor længe skal du gemme bilag, og hvad tæller egentlig som et bilag?

Hvor længe skal du gemme dine bilag?

Perioden regnes fra regnskabsårets udgang, så en kvittering fra januar og en fra december samme år har samme udløbsdato — du rydder aldrig op i enkelte bilag, kun i hele regnskabsår.

De 5 år gælder alt regnskabsmateriale: registreringer, bilag, beskrivelsen af bogføringsprocedurerne og årsregnskaber (bogføringslovens § 4).

Hvad tæller som et bilag — og hvad gør ikke?

Loven definerer et bilag som "enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen". Spørgsmålet er altså ikke hvad dokumentet hedder, men om det beviser den postering, du har lavet:

Den sidste er den dyreste i praksis: mange onlinekøb ender som en "tak for din ordre"-mail, der aldrig bliver til en rigtig faktura. De fleste webshops lader dig hente den i din kundekonto — men kun i en periode.

Hvad skal der stå, før bilaget er gyldigt?

Bogføringsloven kræver som minimum transaktionsdato og beløb (§ 9, stk. 2). Vil du trække momsen fra, stiller momsbekendtgørelsens § 57 ni krav til en almindelig faktura — eller de lempeligere krav i § 64, hvis leverancen er på højst 3.000 kr. Den forskel, der driller mest, er at en forenklet faktura/kassebon må udelade køberens navn og adresse, mens en almindelig faktura skal have det med.

Det gør et bilag ubrugeligtDet er ulæseligt eller mangler delen med momsbeløbet, sælgers CVR-nummer mangler på et køb over 3.000 kr., eller det er udstedt til dig privat i stedet for til virksomheden.

Må du gemme digitalt — og smide papiret ud?

Ja — loven skelner ikke mellem papir og digitalt, så længe oprindelsesægtheden, indholdet og læsbarheden er sikret (momsbekendtgørelsens § 90, stk. 5). Men der er en forskel: salgsfakturaer skal gemmes digitalt i den version, de blev udstedt i — du kan ikke printe, scanne printet og kalde det opbevaring. Købsfakturaer skal også opbevares digitalt, med nogle undtagelser, blandt andet for kassestrimler (Erhvervsstyrelsens vejledning).

For de fleste er digital bogføring nu et krav, rullet ud i etaper:

Ansvaret for at scanningen er fuldstændig og læsbar er dit — kan bilaget ikke læses, har du reelt ikke noget bilag.

Er det nok, at bilagene ligger i regnskabssystemet?

Så længe du er kunde, ja — et system registreret hos Erhvervsstyrelsen har selv ansvaret for betryggende opbevaring. Fælden kommer den dag du siger op: uden arkivlicens skal du selv eksportere data og bilag, inden aftalen udløber. Opbevaringspligten følger virksomheden, ikke leverandøren — også hvis virksomheden lukker (bogføringslovens § 14). Skal du skifte system, er det en af de opgaver vi tager hos FaktuMate, hvis det skal gøres i god tid.

Er der bilag, du skal gemme længere end 5 år?

Ja — den undtagelse flest bliver overraskede af:

Hvad går der typisk galt — og hvad koster det?

Fire ting går igen, og ingen handler om vilje: kvitteringer på termopapir der falmer i et ringbind, bilag der kun ligger i en privat mailboks, fotos i en telefon der aldrig uploades, og bilag hos en medarbejder, der er stoppet. Fællesnævneren er, at bilaget aldrig kom ind i systemet.

Mangler bilaget, mister du momsfradraget (momsbekendtgørelsens § 81), Skattestyrelsen kan sætte tallene skønsmæssigt (opkrævningslovens § 5, stk. 2), og der kan gives bøde efter bogføringslovens § 33. Ved en almindelig revision er den mere hverdagsagtige straf, at revisor ikke kan afslutte, før alle spørgsmål er besvaret. Klargøring til revisor: den komplette tjekliste

Hvordan får du bilagene til at gemme sig selv?

Det bedste bilagsarkiv er det, ingen skal huske at fylde: flyt leverandørerne over på e-faktura eller én fast bilagsmail, scan kvitteringer med mobilappen med det samme, og sæt Bilag Workflows op, så bilag fra bestemte leverandører altid godkendes eller sendes videre automatisk. Bilag Workflows virker kun, hvis de er bygget i den rigtige rækkefølge

Er bilagene spredt over flere mailbokse, et drev og en telefon, er det en af de opgaver vi laver hos FaktuMate: finde hvor de faktisk kommer ind, og bygge én vej ind i regnskabet.

Kort fortalt

Du skal gemme regnskabsmateriale i 5 år fra regnskabsårets udgang — med den vigtige undtagelse, at fast ejendom og ombygninger skal gemmes i 10 år. Et bilag er dokumentation for en transaktion, ikke en bestemt slags dokument, og skal mindst vise dato og beløb, mens momsfradrag kræver mere. Digitalt er nok, og for de fleste er det nu et krav, men bilagene skal ud af systemet, inden du opsiger abonnementet.

Denne artikel er generel information om regler og arbejdsgange, ikke rådgivning i din konkrete sag. Regler, satser og frister ændrer sig, og din situation kan være omfattet af særregler. Kontakt din revisor, en statsautoriseret eller registreret revisor, en advokat eller SKAT, før du handler på noget herfra. FaktuMate påtager sig ikke ansvar for beslutninger truffet på baggrund af artiklen.