Bank Workflows gør halvdelen af arbejdet. Du gør resten.
Automatisk bankafstemning i e-conomic klarer de faste posteringer selv. Se hvad Bank Workflows og Autoforslag ikke kan — og hvad det kræver, at de gør.
Med Bank Workflows og Autoforslag kan e-conomic selv oprette og ofte bogføre de faste, genkendelige posteringer fra banken — det gælder også gebyrer og renter, så snart der er sat en regel op til dem. Det den ikke kan tage stilling til selv, er delbetalinger, samlede indbetalinger der dækker flere fakturaer, og betalinger i fremmed valuta.
Hvad er forskellen på de to funktioner?
De forveksles tit, men løser hver deres del af opgaven.
| Bank Workflows | Autoforslag | |
|---|---|---|
| Hvad den gør | Opretter — og kan bogføre — posteringer ud fra regler du selv sætter op | Foreslår kontering ud fra tidligere bogføring og åbne fakturaer |
| Hvad den kræver | Faste triggere: kontonummer, beløb, tekst eller type | Historik af posteringer den kan lære mønstre fra |
| Pakke | Smart eller Komplet | Smart eller Komplet |
Bank Workflows er regler, du selv har besluttet. Autoforslag arbejder ud fra mønstre i din egen historik — den leder først efter en åben faktura, der matcher beløbet, og ser ellers på teksten i posteringen for at finde den rigtige kontering.
Hvorfor rammer reglerne forkert i praksis?
Det er oftest ikke fordi reglen er sat forkert op, men fordi det, den rammer ind i, ikke er til at ramme. Er kontoplanen vokset skævt over flere år, sender Bank Workflows posteringen til en konto der ikke længere giver mening — uanset hvor præcist reglen er skrevet. Det er en af de ting, vi rydder op i hos FaktuMate, før vi bygger reglerne ovenpå.
Det samme gælder posteringstekster. Bruger I hele sætninger i stedet for faste enkeltord, bliver teksten sværere for Autoforslag at genkende næste gang.
Hvilke poster kræver altid et menneske?
- Betalinger i fremmed valuta. Kræver korrekt valutaopsætning og bogføres via en selvstændig proces.
- Delbetalinger. Systemet kan samle dem op, men du skal selv afstemme mod fakturaen.
- Samlede indbetalinger for flere fakturaer. En kunde der betaler tre fakturaer i én overførsel, skal du selv fordele.
Det er poster, hvor informationen reelt mangler i selve bankposteringen. Ikke noget automatikken har overset.
Hvad gør du, når banken ikke stemmer?
Det kan skyldes flere forskellige ting — en dobbeltpostering, forkert debet/kredit, eller en postering i en periode, den egentlig ikke hører til i. Gå til roden af det: find ud af, hvornår banken sidst stemte, og begynd derfra. Har du tabt overblikket helt, hjælper FaktuMate med at finde det igen.
Sker det igen og igen, er det sjældent noget du løser mellem to opgaver. Sådan rydder du op i et regnskab der er kørt af sporet
Kort opsummeret
Bank Workflows og Autoforslag tager de forudsigelige posteringer, gebyrer og renter inklusive, så snart reglerne er sat op. Valuta, delbetalinger og samlede indbetalinger kræver stadig et menneske — og reglerne holder kun, hvis kontoplanen bag dem gør. Samme logik findes på bilagssiden, gennemgået i Sådan sætter du Bilag Workflows op i Smart Inbox.
Denne artikel er generel information om regler og arbejdsgange, ikke rådgivning i din konkrete sag. Regler, satser og frister ændrer sig, og din situation kan være omfattet af særregler. Kontakt din revisor, en statsautoriseret eller registreret revisor, en advokat eller SKAT, før du handler på noget herfra. FaktuMate påtager sig ikke ansvar for beslutninger truffet på baggrund af artiklen.
Første gennemgang er gratis og uforpligtende.