Rod i regnskabet? Der er en rækkefølge, der virker

Det lyder som meget, og det er det også, hvis det har ligget i måneder. Men det er ikke et tegn på dovenskab — det er et symptom på en arbejdsgang, der ikke passede til virksomheden. Det kan ryddes op, uanset hvor slemt det ser ud lige nu.

Hvordan stopper du blødningen, før du graver i fortiden?

Kast dig ikke over den gamle bunke først. Sørg først for, at der ikke kommer mere oveni, mens du arbejder — ellers løber du efter to bunker i stedet for én. Alt der kommer ind fra i dag, registreres med det samme og holdes adskilt fra det gamle efterslæb. I e-conomic samler Smart Inbox de nye bilag, så de ikke drukner i det, der allerede ligger og venter.

Hvad skal du vide, før du retter noget?

Gå måned for måned tilbage og notér for hver periode: er banken afstemt, er momsen indberettet og stemmer den, og er perioden lukket i e-conomic? Det behøver ikke være pænt — et regneark er nok. Formålet er at kunne pege på præcis, hvor bagud du er.

Træk en saldobalance for de seneste 6-12 måneder. Der plejer de konti, der er kørt skævt, at springe i øjnene.

I hvilken rækkefølge retter du op?

1. Banken først. Den viser, hvad der faktisk er sket med pengene, uanset hvad bogføringen siger. Alt andet skal i sidste ende stemme med den.
2. Bilagene derefter. Nu kan du arbejde dig igennem transaktion for transaktion og finde det bilag, der hører til — nemmere end at starte fra bilagsbunken.
3. Debitorer og kreditorer. Med bank og bilag på plads kan du se, hvem der reelt skylder dig, og hvem du skylder.
4. Moms til sidst. Den skal beregnes på rigtige tal. Retter du moms før resten er på plads, risikerer du at skulle rette den igen.

Hvad gør du med huller, du ikke kan forklare?

• Manglende bilag: brug det du har — banktransaktionen, en mailkvittering. Er der intet, så noter hullet tydeligt og tal med revisoren. Et dokumenteret hul er bedre end et pænt, gættet tal.
• Poster ingen kan forklare: saml dem på en midlertidig, markeret konto — fordel dem ikke tilfældigt, så de forsvinder i tallene.
• Gamle saldi der bare står der: få revisoren til at vurdere, om de er reelle eller skal afskrives.

Hvornår skal du stoppe og hente hjælp?

Er du flere år bagud, eller nærmer en momsfrist sig, mens regnskabet stadig er rodet, er det som regel billigere at få hjælp end at gætte sig frem i ugevis. Hos FaktuMate ser vi samme mønster hos stort set alle nye kunder: det ligner mere kaos, end det er, når først nogen med erfaring går det igennem.

Hvordan undgår du at ende her igen?

Det er sjældent et spørgsmål om mere disciplin — det er en opsætning, der gør det svært at komme bagud, med bilag der kommer ind fem forskellige steder, eller en bogføring der kræver tre manuelle trin, som bliver skubbet, når der er travlt.

Er kontoplanen vokset skævt over flere år, er det en af de ting vi ordner hos FaktuMate, når vi sætter regnskabet rigtigt op fra bunden.

Kort opsummeret

Rod i regnskabet ryddes op i en fast rækkefølge: stop blødningen, skab overblik, ret banken, bilagene, debitorer og kreditorer — og momsen til sidst. Er der lukkede perioder eller forkert indberettet moms i spil, er det tid til at hente hjælp, før du retter mere selv. Når regnskabet er ryddet op, er næste skridt at gøre det klar til revisoren: Klargøring til revisor: den komplette tjekliste

Denne artikel er generel information om regler og arbejdsgange, ikke rådgivning i din konkrete sag. Regler, satser og frister ændrer sig, og din situation kan være omfattet af særregler. Kontakt din revisor, en statsautoriseret eller registreret revisor, en advokat eller SKAT, før du handler på noget herfra. FaktuMate påtager sig ikke ansvar for beslutninger truffet på baggrund af artiklen.