Sådan sætter du din rykkerprocedure op i e-conomic

Hvor stort må gebyret være, og hvor mange rykkere må du sende?

Et rykkergebyr må som udgangspunkt højst være 100 kr. pr. rykker, og du kan højst opkræve gebyr for 3 rykkere vedrørende samme krav, med mindst 10 dage mellem hver gebyrbelagte rykker (renteloven § 9 b, LBK nr. 459 af 13/05/2014). Sender du hurtigere, kan du ikke lægge gebyr på den næste.

Handler I udelukkende med andre virksomheder, kan grænsen aftales anderledes i jeres handelsbetingelser. Har I ikke aftalt noget særligt, gælder de samme grænser som over for forbrugere.

Hvornår begynder renten at løbe, og hvilken sats bruger du?

Har I aftalt en betalingsfrist, løber renten automatisk fra forfaldsdagen. Er der ingen aftalt frist, løber den først 30 dage efter et betalingspåkrav (renteloven § 3).

Hvad er kompensationsbeløbet?

Handler du med andre virksomheder — ikke forbrugere — har du ret til et kompensationsbeløb på 310 kr. oveni gebyr og rente, så snart betalingen er forsinket. Du behøver ikke sende en rykker først, og retten kan ikke fravælges ved aftale (renteloven § 9 a, stk. 3; beløbet fastsat ved BEK 105/2013).

Hvad må du ikke gøre, når kunden gør indsigelse?

Gør kunden en reel indsigelse — en konkret og saglig grund, ikke bare "jeg glemte det" — må du ikke sende flere gebyrbelagte rykkere, opkræve gebyr for rykkere sendt efter indsigelsen, eller sende sagen til inkasso, før indsigelsen er behandlet. Er indsigelsen grebet ud af luften, kan du dokumentere det og fortsætte (forbrug.dk om rykkergebyrer).

Skal sagen videre til inkasso, kræver det et inkassovarsel — loven kalder det en påkravsskrivelse — med mindst 10 dages frist fra afsendelsen (inkassoloven § 10, LBK 1018/2014).

Hvordan sætter du det op i e-conomic?

Rykkerproceduren ligger under Fakturering → Rykkere, findes i Plus-, Smart- og Komplet-pakken (ikke Basis), og du sætter selv gebyr, rente og tekst for hvert trin. En almindelig opbygning: rykker 1 uden gebyr som en venlig påmindelse, rykker 2 og 3 med gebyr og rente og en stigende tydelig tone. Har kunden en mail registreret, sendes rykkeren elektronisk — ellers printes den.

Husk loftet: vælger du et fjerde trin, skal det være gebyrfrit, eller markere overgangen til inkasso.

Hvilken rykkerrytme virker i praksis?

Reglerne sætter loftet, men et loft er ikke det samme som en god plan:

Den personlige kontakt mellem trin 1 og 2 er ikke lovpligtig. Den er der, fordi de fleste ubetalte fakturaer ikke skyldes ond vilje, men ferie, en fejlsendt faktura eller travlhed. Et opkald løser ofte det, en systemrykker ikke gør.

Hvornår rækker systemet ikke længere?

e-conomic kan holde styr på datoer og beregne gebyr og rente korrekt, men det kan ikke læse en kundes situation og finde ud af, om det er en glemt faktura eller reelle betalingsvanskeligheder.

Har du sendt tre gebyrbelagte rykkere uden betaling, er der tre veje videre: sende et inkassovarsel og selv forsøge inkasso, overdrage sagen til et inkassobureau, eller lave en afdragsaftale. FaktuMate er ikke et inkassobureau, men hjælper med opfølgningen før det kommer så langt — se Fakturainddrivelse: hvad gør du, når rykkerne ikke virker?

Kort opsummeret

En rykkerprocedure i e-conomic er hurtig at bygge, men skal holde sig inden for renteloven: højst 100 kr. i gebyr, højst 3 gebyrbelagte rykkere, mindst 10 dage mellem hver, og ingen gebyrbelagte rykkere mens en reel indsigelse står åben. Har I handelskøb mellem virksomheder, kommer kompensationsbeløbet på 310 kr. oveni.

Vil du se, hvornår opsætningen generelt er vokset dig over hovedet: 4 tegn på at din e-conomic-opsætning er vokset fra dig. Rykkere og bankafstemning hænger ofte sammen, når en indbetaling skal matches til den rigtige faktura: Bank Workflows gør halvdelen af arbejdet. Du gør resten.

Denne artikel er generel information om regler og arbejdsgange, ikke rådgivning i din konkrete sag. Regler, satser og frister ændrer sig, og din situation kan være omfattet af særregler. Kontakt din revisor, en statsautoriseret eller registreret revisor, en advokat eller SKAT, før du handler på noget herfra. FaktuMate påtager sig ikke ansvar for beslutninger truffet på baggrund af artiklen.