Oprydning i dit regnskab, klar til revisor

Et rodet regnskab er sjældent et tegn på dovenskab. Som regel er det en arbejdsgang, der ikke passede til virksomheden, og så er bunken vokset, mens der var travlt med alt det andet. Det kan ryddes op, uanset hvor slemt det ser ud lige nu. Hos stort set alle nye kunder ser vi det samme: det ligner mere kaos, end det er, når først nogen går det igennem.

Typiske fund er en gammel erhvervs- eller valutakonto, ingen har afstemt i et stykke tid, kunder med minussaldo, fordi en betaling aldrig blev udlignet mod sin faktura, og leverandørfakturaer, der er bogført to gange, én fra mailen og én fra en PDF.

Hvordan bliver der ryddet op?

Rækkefølgen betyder meget. Retter man i den forkerte ende, ender man med at rette det samme to gange.

1. Nye fejl stoppes først. Alt, der kommer ind fra i dag, bliver registreret med det samme og holdt adskilt fra det gamle. Ellers løber man efter to bunker i stedet for én.
2. Så skabes der overblik. Vi går måned for måned tilbage og ser, om banken er afstemt, om momsen er indberettet og stemmer, og om perioden er lukket.
3. Banken. Den viser, hvad der faktisk er sket med pengene. Alt andet skal i sidste ende stemme med den.
4. Bilagene. Med banken på plads kan vi gå transaktion for transaktion og finde det bilag, der hører til.
5. Debitorer og kreditorer. Nu kan man se, hvem der reelt skylder dig penge, og hvem du skylder.
6. Momsen til sidst. Den skal beregnes på rigtige tal. Retter man den først, skal den ofte rettes igen.

Der er næsten altid poster, ingen husker noget om. Dem gætter vi ikke på. Mangler et bilag, bruger vi det, der findes, fx banktransaktionen eller en kvittering i en mail. Er der intet, bliver hullet noteret tydeligt, så revisoren kan tage stilling. Et dokumenteret hul er bedre end et pænt tal, der er gættet. Vil du prøve selv, står hele fremgangsmåden i Ryd op i et regnskab, der er kørt af sporet.

Hvad betyder klar til revisor?

At bank, bilag, debitorer, kreditorer, moms, løn, lager, anlæg, mellemregning og periodiseringer er afstemt pr. statusdatoen, den dag regnskabsåret slutter, og at hver difference er forklaret skriftligt.

Oprydningen skal laves under alle omstændigheder. Spørgsmålet er kun, om det sker til bogholdertakst eller revisortakst. Jo mere der er på plads, før materialet afleveres, jo færre spørgsmål får du tilbage. Hvad revisoren forventer at finde, står i Klargøring til revisor: den komplette tjekliste.

Er en periode allerede lukket, er momsen indberettet forkert, eller er du flere år bagud, skal man træde varsomt, fordi en rettelse ét sted kan vælte noget et andet sted. Nærmer en momsfrist sig, mens regnskabet stadig er rodet, er det som regel billigere at få hjælp end at gætte sig frem i ugevis.

Og bagefter?

Det handler sjældent om mere disciplin. Som regel er det en opsætning, der gør det let at komme bagud: bilag, der kommer ind fem forskellige steder, eller en bogføring med manuelle trin, der bliver skubbet, når der er travlt. Når regnskabet er ryddet op, kan vi sætte e-conomic op, så bilag og bank i højere grad passer sig selv, og banken bliver afstemt hver måned i stedet for én gang om året.

Det hele starter med en gratis gennemgang, hvor vi ser på, hvor regnskabet står, og hvor bagud det er. Du får at vide, hvad der skal til, før noget sættes i gang, og indhold og pris aftales med dig på forhånd.