Lad e-conomic gøre arbejdet

Automatik er ikke noget, man tænder. Det er noget, man bygger, én gang, omkring den måde din virksomhed faktisk modtager og betaler sine regninger på. Gør man det rigtigt, kører det bagefter uden at man lægger mærke til det. Gør man det halvt, får man endnu et system at holde øje med.

Er du på Smart- eller Komplet-pakken, betaler du allerede for, at e-conomic kan bogføre en stor del af dine bilag selv. De fleste bruger det aldrig og taster stadig bilag ind, måned efter måned. Det dyre er de timer, der bliver brugt hver uge på noget, systemet kunne have gjort. Sidder du på Basis eller Plus, er der ingen Smart Inbox, så automatisk bilagslæsning er slet ikke en mulighed. Læs mere i Kan e-conomic bogføre bilag automatisk?.

Hvorfor virker det ikke af sig selv?

Et Bilag Workflow er en regel med to dele: det, e-conomic skal genkende på bilaget, og det, systemet gør bagefter. Det er ikke kunstig intelligens. Systemet følger reglen hver gang, og når det går galt, er det sjældent selve reglen, der er dårlig. Som regel mangler en forudsætning:

• Leverandøren er ikke oprettet i kartoteket, så reglen har ikke noget at genkende.
• Godkenderen er ikke bruger på aftalen og kan derfor ikke vælges.
• Bilaget er et uskarpt foto, som ikke kan aflæses ordentligt. En e-faktura har det problem ikke.
• To regler rammer det samme bilag, og den brede ligger øverst, så den store faktura bliver bogført, uden at nogen har set den.

Det samme gælder banken. Er kontoplanen vokset skævt over flere år, sender reglerne posteringen til en konto, der ikke længere giver mening. Derfor rydder vi op i kontoplan og leverandører, før reglerne bygges. Hvordan reglerne sættes op, står i Sådan sætter du Bilag Workflows op i Smart Inbox.

Hvad kan ikke automatiseres?

Nogle poster kræver altid et menneske, fordi informationen ikke står i selve posteringen. Det gælder betalinger i fremmed valuta, delbetalinger og kunder, der betaler flere fakturaer i én overførsel. Dem sorterer automatikken fra, så du kan tage stilling til dem, i stedet for at de bliver bogført forkert. Hvad Bank Workflows klarer selv, står i Kan e-conomic afstemme banken selv?.

Har du få bilag om måneden, og ligner de ikke hinanden, er der heller ikke noget mønster at bygge regler omkring. Så er gevinsten mindre end tiden, det tager at sætte op, og det siger vi også.

Hvor meget tid du kan spare, afhænger af, hvor meget der håndteres manuelt i dag. Vi starter med at måle, hvor timerne går, så du kan se gevinsten i stedet for at tage vores ord for den. Det, der typisk forsvinder først, er de opgaver, du laver hver måned uden at tænke over det. Det er også dem, der bliver tjekket mindst, og hvor tastefejlene gemmer sig.

Det hele starter med en gratis gennemgang, hvor vi kigger på, hvordan dine bilag faktisk ser ud, og hvor de kommer fra. Skal vi sætte automatikken op bagefter, aftaler vi indhold og pris med dig på forhånd. Der er ingen standardpakke og ingen faste udgifter.