Bilag Workflows virker kun, hvis de er bygget i den rigtige rækkefølge
Bilag Workflows i e-conomic er regler, ikke kunstig intelligens. Se hvad der skal være på plads, før automatikken rammer rigtigt.
Et Bilag Workflow er en regel med to dele: en trigger, altså det e-conomic skal genkende på bilaget, og en handling, det systemet gør bagefter. Det er ikke kunstig intelligens — du skriver reglen selv, og systemet følger den hver gang, og den findes kun i Smart- og Komplet-pakken, ikke i Basis og Plus. De fleste, der oplever at automatikken ikke virker, har faktisk ikke en dårlig regel — de mangler en forudsætning, reglen bygger på.
Hvad skal være på plads, før den første regel virker?
- Leverandørerne skal være oprettet. Vil du bruge en leverandør som trigger, skal den findes i kartoteket først.
- Godkenderne skal være brugere på aftalen. Findes brugeren ikke, kan du ikke vælge vedkommende som godkender — det skal være i orden, før reglen overhovedet kan bygges.
- Kategorierne skal være oprettet i forvejen, hvis bilag skal sorteres i mapper — du kan ikke vælge en kategori, der ikke findes.
- Bilaget skal kunne aflæses. En e-faktura kommer som kodede data via NemHandel, så der er ingen tvivl om indholdet. Et fotograferet bilag læses med OCR, og det bliver naturligvis aflæst korrekt, når der er taget et billede i god kvalitet. Jo flere af dine leverandører, der sender e-faktura, jo mere præcist rammer reglerne alligevel.
Hvad afgør, hvilken regel der vinder?
Du kan sende et bilag til godkendelse, til en kategori, eller direkte i kassekladden — med eller uden automatisk bogføring. Rammer to regler samme bilag, vinder den med højest prioritet — som tommelfingerregel bør de snævre regler ligge øverst og de brede nederst. Ellers bliver den store faktura slugt af den brede regel og bogført, uden at nogen har set den.
Godkendelse kan ske parallelt med et ubegrænset antal godkendere, eller i en fast rækkefølge med op til tre — det sidste kaldes Udvidet bilagsgodkendelse og findes i Komplet-pakken. Brug kun rækkefølge, når en anden end bogholderen har et reelt ansvar for beløbet — ikke når begge godkendere bare klikker ja.
Der findes et Workflows Overblik, der viser succesrate og de hyppigste fejl pr. regel.
Hvorfor virker reglen ikke, som du forventede?
| Symptom | Sandsynlig årsag |
|---|---|
| Leverandørfaktura fejler hver gang | Leverandøren er ikke oprettet på aftalen |
| Bilaget endte i "Fejlede bilag" | Scanneren kunne ikke læse det, eller en godkender findes ikke |
| Det forkerte workflow kørte | To regler matcher, og den brede ligger højest |
| Intet workflow kørte på en dublet | Kopigenkendelse stopper automatiske workflows ved fund af en kopi |
Et bilag kan også blive til en postering på flere måder — Bilag Workflows, Bank Workflows og integrationer fra kasse- eller ordresystemer. Vær opmærksom på, om to af dem kan ramme samme udgift, så du undgår dobbeltposteringer. Er kontoplanen og leverandørkartoteket vokset skævt over flere år, hjælper vi hos FaktuMate med at rydde op, før reglerne bygges ovenpå.
Kort opsummering
Bilag Workflows er triggere og handlinger, ikke gætteri. Forudsætningerne afgør om det virker, prioriteringen afgør hvilken regel der vinder, og Workflows Overblik viser dig, hvad der reelt sker. Vil du vide, hvor langt automatikken kan gå i den anden ende, ligger det her: Du betaler for automatisk bogføring. Bruger du den? Den orden, du bygger her, er også det, revisoren mærker ved årsafslutningen: Klargøring til revisor: den komplette tjekliste
Hos FaktuMate arbejder vi med den slags opsætning hver dag — fra gennemgang af arbejdsgangen til de færdige regler.
Denne artikel er generel information om regler og arbejdsgange, ikke rådgivning i din konkrete sag. Regler, satser og frister ændrer sig, og din situation kan være omfattet af særregler. Kontakt din revisor, en statsautoriseret eller registreret revisor, en advokat eller SKAT, før du handler på noget herfra. FaktuMate påtager sig ikke ansvar for beslutninger truffet på baggrund af artiklen.
Første gennemgang er gratis og uforpligtende.